省力化投資補助金で全国約50店舗のデータ管理の一体化へ。採択につながった事業計画づくりの道のり｜株式会社花恋人

株式会社花恋人は、全国に約50店舗を展開し、お花をコンセプトとしたさまざまな生花や雑貨、スイーツ、コスメなどの商品の開発・販売を行っています。

同社は、多店舗運営における発注・在庫管理、販売データの活用を一体化する新たな仕組みづくりを進めるため、中小企業省力化投資補助金の一般型に申請し、採択されました。

店舗と本部をつなぐ業務基盤の整備に向け、どのような課題を抱え、どのように採択まで進んだのか。同社のインフラの整備を担うご担当者に話をうかがいました。

在庫管理や販売データ管理のシステムの分断が負担になっていた

当社は現在、全国に約50店舗ほどあり、フラワーギフトを始めとするさまざまな商品を販売しています。

この事業を展開する中で、在庫管理システムや販売情報を管理するシステムを導入しているのですが、各システムが連携していないという状況があります。そのために各店舗では月に1回、商品在庫を手作業で数え、Googleスプレッドシートの全社在庫管理表に記入しています。また、棚卸しでは一人が約3時間かけてやっているような状態です。

加えて当社では、本部のほうで店舗からの発注対応や入荷した商品の分配も行っています。ただこの管理も独立したシステムで行われているため、店舗側の在庫状況を正確に把握するのが難しくなっています。

在庫状況がリアルタイムで正確に把握できていないと売れていない店舗に多くの商品を送ってしまい、逆に売れている店舗に十分な商品を送れず、売上機会の損失につながる可能性があります。食品であれば廃棄のリスクも高まります。

店舗や本部のこうした状況を受け、当社では発注・在庫管理を一体化し、販売データも活用しやすくする新たな仕組みを検討していました。そこで活用を考えたのが、中小企業省力化投資補助金でした。

感動と驚きの事業計画提案で不安から確信へ変わった

省力化投資補助金の申請にあたり、当社では複数の補助金申請の支援会社様に在庫管理や販売データの管理を一体化したシステムを開発したいという内容の相談をしました。

そのなかで、中小企業経営支援事務所（SME）さんは当社の相談内容をより踏み込んで見てくださいました。当社の事業内容を単なる仕組みの入れ替えではなく、各データをつなぐ業務基盤の構築として捉え直すなど、他社とは異なる切り口で採択の可能性を示してくれたのです。

また、中小企業経営支援事務所さんの事業計画づくりのサポートがとても手厚かったのも印象的でした。

特に印象に残っているのが、ヒアリング内容をもとに描いた申請内容やストーリーです。これが本当に素晴らしかった。

中小企業経営支援事務所さんは省力化投資補助金の審査基準に照らして、必要な項目を一つひとつ事業計画に反映してくださいました。それだけでなく将来のビジョンもしっかりと計画書に落とし込んでくれたのです。このビジョンは、まさに自分たちが目指す方向性と合致していました。    

また内容について詳しい説明を尋ねると、中小企業経営支援事務所さんは具体的な資料や根拠にもとづいて「ここは審査で高く評価されるポイントなので入れましょう」と丁寧に話してくださり、とても納得感がありました。

資料作りにおいてはそのあと何度もやり取りを重ね、当社の意見を汲み取ってもらい、内容がどんどん良いものになっていったことも印象に残っています。

最初にご提案いただいたときは本当に採択されるのだろうか、という不安が若干ありましたが、申請するときは「自分たちの思い描いていた計画がこんなに立派に具現化された資料になるんだ」と思いましたし、もうこれで通らないことはないだろうと感じていました。

事業計画の実現に向けて

省力化投資補助金の採択の知らせを受けたとき、この事業に関わるメンバーからは喜びの声があがりました。社長からも「おめでとう」「やったね」という言葉をかけてもらいました。

ただ、今後は交付申請を経て、予算面や仕様の調整を進めながら実際の開発フェーズに入っていきます。ですので、開発担当である私としてはとても身の引き締まる思いでいます。

中小企業経営支援事務所さんからは「最後までしっかりと支援いたします」という心強い言葉をいただきました。

当社としても、申請時に描いた計画を現場で使える仕組みとして形にできるよう、店舗や本部の声も踏まえながら一歩一歩進んでいきたいと考えています。

補助事業の概要

全国約50店舗の発注・在庫・販売に関する各種情報を一元管理し、各店舗の在庫状況や売れ行きをリアルタイムで把握できる業務基盤を整備する。各店舗の在庫管理やAIを活用した本部の商品配分における省力化・最適化を目指す。